Consignatiesoftware kiezen: 17 punten om op te letten

Kort antwoord: wat is de beste consignatiesoftware?

Consigna in het kort

• Wat: kassasysteem en administratie voor consignatie- en tweedehandswinkels
• Prijs: € 75 per maand per winkel, excl. btw, alles inbegrepen
• Werkt op: computer, laptop, tablet en telefoon, in de browser
• Inbrengers en artikelen: onbeperkt (bij normaal gebruik)
• Gelijktijdig ingelogd: tot 5 medewerkers per winkel
• Talen: Nederlands en Engels; voor inbrengers ook Duits
• Hardware: bonprinter, labelprinter, barcodescanner, geldlade
• Hosting: ISO 27001-datacenter in de EU, AVG, dagelijkse back-ups

De checklist

1. Gemaakt voor consignatie

   Een gewone winkelkassa weet niet van wie een artikel is. Consignatiesoftware legt per artikel de inbrenger, het percentage en de termijn vast en rekent na verkoop zelf het deel van de inbrenger uit.

   Consigna: per artikel commissie, termijn en wat er na de termijn gebeurt (retour of goed doel); het deel van de inbrenger wordt automatisch berekend.

2. Een eerlijke, openbare prijs

   Vraag wat er niet in zit: extra modules, kosten per kassa, staffels op omzet.

   Consigna: € 75 per maand per winkel (excl. btw), één pakket met alles erin. De prijs staat gewoon op de website.

3. Snel inbrengen

   Inbrengen kost de meeste tijd. Hoe minder typen, hoe beter.

   Consigna: foto met webcam of telefoon, invoeren door te klikken (soort, merk, maat, kleur, prijs) en herkennen met AI (ChatGPT of Claude) met een adviesprijs.

4. Labels met barcode

   Scannen aan de kassa voorkomt tikfouten.

   Consigna: barcodelabels voor een labelprinter (57 × 32 mm), indeling zelf in te stellen met live voorbeeld.

5. Een kassa die alles kan

   Pin, contant, tegoed, combinaties, korting, ruilen.

   Consigna: meerdere kassa's, bonprinters en geldlades; retour binnen de ruilperiode als tegoedbon, met in één oogopslag of het artikel al aan de inbrenger is uitbetaald.

6. Termijnen en herinneringen

   Wat hangt er te lang, en weet de inbrenger wanneer hij moet ophalen?

   Consigna: overzicht van verlopen artikelen, archief, en een herinneringsmail vóór de retourdatum.

7. Uitbetalen aan inbrengers

   Pas na de ruilperiode, per bank of contant, met bewijs.

   Consigna: automatisch uitbetaalbaar na de ruilperiode, per bank of contant (met handtekening), ook een selectie.

8. Veel inbrengers tegelijk per bank betalen

   Tientallen IBAN's overtypen in je bankapp kost tijd en geeft tikfouten.

   Consigna: een SEPA-bestand voor alle Nederlandse banken: aanvinken wie er geld krijgt, uploaden bij je bank, één keer goedkeuren. Daarna boekt Consigna precies wat de bank betaalde; niemand krijgt twee keer geld.

9. Tegoed- en kadobonnen

   Met een eigen nummer en barcode, en een einddatum.

   Consigna: tegoed- en kadobonnen met barcode, deels te gebruiken, met restant op een nieuwe bon.

10. Een klantenportaal voor inbrengers

    Minder telefoontjes als inbrengers zelf kunnen kijken.

    Consigna: inbrengers zien wat er hangt en verkocht is en hun tegoed, en zetten zelf een uitbetaling klaar.

11. Btw en nieuwe kleding

    Verkoop je ook eigen nieuwe kleding? Dan moeten btw en margeregeling netjes gescheiden zijn.

    Consigna: btw-artikelen en consignatie (margeregeling) in één kassa, gescheiden op de bon en in de overzichten; nieuwe kleding met leveranciers en voorraad per artikel (zie kassasysteem voor een boetiek).

12. Kas en boekhouding

    Klopt de kas elke avond, en heeft je boekhouder wat hij nodig heeft?

    Consigna: dagafsluiting, kasjournaal, kasmutaties, grootboekrekeningen en week- en jaaroverzichten.

13. Je eigen website

    Laat zien wat er net binnen is en laat inbrengers zich online inschrijven.

    Consigna: gratis WordPress-plugin met "Nieuw binnen", reserveren, online inschrijven en een knop naar het klantenportaal; en een koppeling met WooCommerce of Shopify voor nieuwe kleding én, als je wilt, consignatieartikelen van inbrengers (voorraad naar de webshop, bestellingen terug in de kassa, tweedehands verkocht met de margeregeling).

14. Overstappen zonder gedoe

    Je klanten, saldo's, bonnen en voorraad moeten mee, en oude labels moeten blijven werken.

    Consigna: klanten met hun oude klantnummer, openstaand saldo, open bonnen en voorraadlijsten; ingebouwde overstap vanuit Maat-ontwerp en import uit Excel.

15. Veiligheid en privacy

    Het gaat om persoonsgegevens en geld.

    Consigna: ISO 27001-datacenter in de EU, AVG, tweestapsverificatie, rollen en rechten, en een dagboek van elke handeling.

16. Geen installatie, elk apparaat, meerdere talen

    Werken vanaf de kassa, de laptop thuis of een tablet.

    Consigna: werkt in de browser; schermen in het Nederlands of Engels, voor inbrengers ook Duits.

17. Meer dan één winkel

    Heb je (straks) meerdere vestigingen? Dan wil je niet per winkel apart inloggen, maar de gegevens van de winkels ook niet door elkaar.

    Consigna: je winkels samen in een holding, één inlog voor de eigenaar en met één klik wisselen; elke winkel houdt zijn eigen gegevens (zie kassasysteem voor meerdere winkels).

Vragen om aan elke leverancier te stellen

Wat kost het per maand, alles bij elkaar?	Consigna: € 75 per winkel (excl. btw), geen extra modules.
Hoeveel mensen kunnen tegelijk werken?	Consigna: tot 5 per winkel; meer in overleg.
Gaan mijn klanten, saldo's en bonnen mee?	Consigna: ja, met behoud van klantnummers.
Waar staan mijn gegevens?	Consigna: in een ISO 27001-gecertificeerd datacenter in de EU.
Kunnen inbrengers zelf meekijken?	Consigna: ja, in het klantenportaal.
Kan ik veel inbrengers tegelijk per bank uitbetalen?	Consigna: ja, met een SEPA-bestand voor je bank.
Werkt het ook met meerdere winkels?	Consigna: ja, in een holding met één inlog voor de eigenaar.
Wat heb ik aan hardware nodig?	Consigna: een computer of tablet, bonprinter, labelprinter, barcodescanner en geldlade.