Kassasysteem voor meerdere winkels en vestigingen

Kort antwoord

In het kort

• Voor: eigenaren met meerdere consignatie-, tweedehands-, kleding- of shop-in-shop-winkels
• Inloggen: één inlog voor de holdingbeheerder, voor alle vestigingen
• Wisselen: keuzelijst rechtsboven, zonder opnieuw in te loggen
• Gegevens: per winkel een eigen, afgeschermde database
• Medewerkers: zien alleen hun eigen winkel
• Rechten: holdingbeheerder = winkelbeheerder in elke winkel van de holding
• Uitbetalen: per winkel een SEPA-bestand voor de bank, of contant
• Bonnen: tegoedbonnen en kadobonnen zijn in elke vestiging geldig
• Inbrengers: met toestemming gekoppeld tussen winkels; tegoed overal te gebruiken
• Artikelen: laten hangen waar ze het best verkopen, met hetzelfde label
• Holdingwinkel: eigen inkoop van de holding, met een marge per vestiging
• Verrekening: per maand en per vestiging, in gewone taal
• Overzicht: omzet en voorraad van alle vestigingen op één scherm
• Prijs: € 75 per maand per winkel, plus € 25 per maand per vestiging voor de holding (excl. btw)

Zo werkt het

1. Je winkels komen in een holding

   Bij de start zetten we je vestigingen samen in een holding met de naam van je bedrijf. Een winkel hoeft niet bij een holding te horen: heb je maar één winkel, dan verandert er niets.

2. Jij wordt holdingbeheerder

   Je krijgt één account voor alle winkels, met tweestapsverificatie. Na het inloggen zie je een overzicht van je vestigingen en open je de winkel waarin je wilt werken.

3. Wisselen met één klik

   Rechtsboven staat een keuzelijst met al je winkels. Kies een andere winkel en je staat meteen op dezelfde pagina in die winkel. Elke wissel staat in het Dagboek van de winkel.

4. Iedere winkel zijn eigen team

   Per winkel maak je medewerkers en een winkelbeheerder aan. Zij loggen in en werken alleen in hun eigen winkel; tot 5 mensen per winkel tegelijk. Jij telt daarvoor niet mee. Holdingbeheerders samen kunnen tegelijk inloggen tot het aantal vestigingen, en in een winkel werkt er steeds maar één tegelijk.

5. Een vestiging erbij of eraf

   Een nieuwe vestiging komt erbij in je holding en je kunt er meteen in werken. Verkoop of sluit je een winkel, dan gaat hij uit de holding en is je toegang daar direct dicht; de gegevens van die winkel blijven bewaard.

Wat is per winkel, wat is samen?

Per winkel	Voor de holding
Inbrengers, artikelen en voorraad	Eén inlog voor de holdingbeheerder
Kassa's, pinautomaten, bonprinters en geldlades	Overzicht van alle vestigingen
Dagafsluiting, kasjournaal en rapportage	Met één klik wisselen tussen winkels
Instellingen, logo, inbrengvoorwaarden en e-mails	Rechten van winkelbeheerder in elke winkel
Klantenportaal, website-koppeling en webshop	Wisselen vastgelegd in het Dagboek van de winkel
Uitbetalingen en het SEPA-bestand voor de bank	Tegoedbonnen en kadobonnen geldig in elke vestiging
Klantnummer van de inbrenger	Inbrengers gekoppeld (met toestemming), tegoed overal te gebruiken
Notities over een inbrenger	Gele of rode kaart van een inbrenger, in alle gekoppelde winkels
Eigen artikelen (blijven van de eigen winkel)	Artikelen die in een andere vestiging hangen, met hetzelfde label
Marge op kleding van de holding	Eigen winkel van de holding, verrekening per maand

Samenwerken tussen je vestigingen

Je vestigingen zijn aparte bedrijven met hun eigen boekhouding, maar je klanten merken daar niets van.

1. Bonnen overal geldig

   Een tegoedbon of kadobon van de ene winkel kan de klant in elke vestiging inleveren. Consigna houdt bij welke vestiging het geld kreeg en welke de spullen leverde.

2. Inbrengers in meerdere winkels

   Brengt een inbrenger in twee winkels in? Met zijn toestemming koppel je hem. Elke winkel houdt een eigen klantnummer, adresgegevens blijven gelijk, en zijn tegoed kan hij in elke vestiging gebruiken. In het klantenportaal ziet hij ook zijn tegoed in de andere winkels.

3. Artikelen hangen waar ze het best verkopen

   Laat een artikel, of met de vinkjes in één keer een hele reeks, in een andere vestiging hangen, met hetzelfde label. Het blijft van de eigen winkel en inbrenger; de andere vestiging verkoopt het gewoon aan de kassa. Nieuwe kleding gaat tegen de inkoopprijs naar de voorraad daar.

4. Een eigen winkel van de holding

   De holding kan zelf kleding inkopen, tweedehands of nieuw (ook in maten en kleuren), en die meteen in een vestiging laten hangen. Per vestiging spreek je een marge af: die winkel houdt dat percentage als omzet, de rest gaat naar de holding. De holding krijgt één factuur: € 25 per maand per vestiging.

5. Verrekening in gewone taal

   Per maand en per vestiging zie je wat je betaalt en krijgt, met per regel de naam van de vestiging, de verkoopprijs en de marge: "Verkoopprijs € 5,00 min jouw marge € 1,75 = € 3,25 betaal jij aan Zuid". Is het betaald, dan vink je de maand af; de andere vestiging ziet dat ook.

Inbrengers uitbetalen per bank, ook bij veel winkels

Met meer vestigingen heb je meer inbrengers die geld krijgen. Daarom maakt Consigna per winkel een SEPA-bestand. Vink aan wie er geld krijgt (aanvragen uit het klantenportaal staan al aangevinkt), download het bestand en upload het bij je bank. Je keurt alle betalingen in één keer goed. Heeft de bank het uitgevoerd, dan klik je op Verwerken en boekt Consigna precies wat de bank betaalde. Zolang een bestand open staat, kan niemand er twee keer geld uit krijgen. Elk IBAN wordt vooraf gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Kan ik met één kassasysteem meerdere winkels beheren?

Ja. De winkels van één eigenaar komen samen in een holding. De holdingbeheerder logt één keer in, ziet een overzicht van alle vestigingen en wisselt met de keuzelijst rechtsboven tussen de winkels, met in elke winkel de rechten van een winkelbeheerder.

Zien medewerkers van de ene vestiging de gegevens van de andere?

Nee. Elke winkel heeft een eigen, afgeschermde database met eigen inbrengers, voorraad, kassa en kas. Medewerkers en winkelbeheerders werken in één winkel; alleen de holdingbeheerder kan in alle winkels van de holding.

Wat gebeurt er als ik een vestiging verkoop of sluit?

De winkel gaat uit de holding. De holdingbeheerder kan er dan meteen niet meer in, ook niet als hij er op dat moment in werkt. De gegevens van die winkel blijven bewaard en de winkel kan zelfstandig verder.

Wat kost Consigna voor meerdere winkels?

€ 75 per maand per winkel, exclusief btw, met alle functies inbegrepen. Voor de holding (één inlog en overzicht voor de eigenaar, gedeelde inbrengers en bonnen, verrekening tussen de vestigingen en een eigen winkel van de holding) komt daar € 25 per maand per vestiging bij, exclusief btw.

Kan ik de inbrengers van al mijn winkels per bank uitbetalen?

Ja. Per winkel maak je bij Uitbetalingen een SEPA-bestand met alle inbrengers die je wilt betalen, en upload je dat bij de bank van die winkel. De bank voert alle betalingen in één keer uit; daarna boekt Consigna precies wat de bank betaalde.

Kan een klant een tegoedbon van de ene winkel in de andere gebruiken?

Ja. Tegoedbonnen en kadobonnen zijn in elke vestiging van de holding geldig. Consigna boekt de betaling in één keer in beide winkels en zet in het verrekenoverzicht wat de ene vestiging de andere schuldig is.

Kan ik artikelen naar een andere vestiging verplaatsen?

Ja. Een artikel, of met de vinkjes een hele reeks, gaat in een andere vestiging hangen met hetzelfde label. Het blijft van de eigen winkel en inbrenger; wordt het daar verkocht, dan verrekent Consigna het bedrag tussen de vestigingen.

Kan de holding zelf kleding inkopen en in de winkels verkopen?

Ja. De holding krijgt een eigen winkel in Consigna, met alle mogelijkheden van een gewone winkel. Wat de holding inkoopt (tweedehands of nieuw), hangt in de vestigingen met hetzelfde label. Per vestiging spreek je een marge af; die winkel houdt dat deel als omzet en betaalt de rest via de verrekening aan de holding.

Lees ook: Consignatiesoftware kiezen: waar let je op? · Kassasysteem voor een boetiek · Kassasysteem voor een shop-in-shop